Personvernerklæring

1. Hvem som er ansvarlig

Hadeland Trefelling & Uteservice drives av Hemmingby Consultancy, enkeltpersonforetak med organisasjonsnummer 936 501 923, som er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom nettsiden, kundeportalen og i oppdragene våre. Kontaktopplysninger står nederst på siden.

Vi har ikke personvernombud. Virksomheten er ikke av en art eller et omfang som utløser plikt til det.

Spørsmål om personopplysninger, innsyn, retting eller sletting sendes til e-postadressen vår. Vi svarer innen 30 dager.

2. Hva vi behandler, hvorfor og med hvilket grunnlag

Vi samler ikke inn mer enn vi trenger. Tabellen viser hva som behandles, til hvilket formål, og hvilket grunnlag vi har etter personvernforordningen artikkel 6.

Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger — helse, politisk oppfatning, religion og tilsvarende — og ber deg om ikke å sende oss slikt.

Vi tar ingen automatiserte avgjørelser og driver ingen profilering som har rettsvirkning eller tilsvarende betydning for deg.

Når vi registrerer et tre, kan vi bruke posisjonen til vår telefon der vi står. Posisjonen brukes bare til å plassere treet og lagres ikke for seg. Vi samler ikke inn posisjonen din.

3. Når vi bygger på berettiget interesse

Noen behandlinger bygger på en interesseavveining etter artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Da har vi vurdert vår interesse opp mot ditt personvern, og konkludert slik:

• Dokumentasjon av utført arbeid. Vår interesse er å kunne vise hva som ble gjort, og å kunne forsvare oss mot et krav i inntil fem år — som er reklamasjonsfristen ved arbeid på fast eiendom. Opplysningene er ikke sensitive, og du forventer at et firma dokumenterer arbeidet sitt.
• Forespørsler som ikke ble til noe. Vår interesse er å vite hvem vi har snakket med, og å slippe å starte fra null hvis du tar kontakt igjen. Vi beholder dem i inntil to år.
• Sikkerhet i portalen. Vår interesse er å oppdage misbruk av innlogging. Loggene er korte og brukes ikke til noe annet.

Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Da stopper vi, med mindre vi har tvingende berettigede grunner som går foran.

4. Bilder — to regelsett samtidig

Bilder fra oppdraget ligger i kundeportalen din og er en del av leveransen. De brukes internt til dokumentasjon uten at du trenger å gjøre noe.

Skal et bilde brukes utad — på nettsiden, i sosiale medier, i et tilbud til en annen kunde — kreves ditt samtykke. Samtykket er frivillig, det påvirker verken pris eller utførelse, og du kan trekke det når som helst.

Er en person identifiserbar på bildet, kreves i tillegg samtykke fra den personen etter åndsverkloven § 104 om retten til eget bilde. Det gjelder også naboer og forbipasserende som tilfeldigvis er med. Vi unngår derfor personer i bilder vi publiserer, og beskjærer eller lar være å bruke bildet hvis noen er med.

Trekker du bildesamtykket, forsvinner bildene fra nettsiden umiddelbart. Vi sjekker samtykket hver gang en side vises, ikke bare den gangen bildet ble lagt ut. Bilder som allerede er delt videre av andre, har vi ingen kontroll over, og det er en av grunnene til at vi er tilbakeholdne med å publisere.

5. Referanser og kundeliste

Navnet på et borettslag, et sameie eller et aksjeselskap er ikke en personopplysning — en juridisk person er ikke vernet av personvernforordningen. Slike navn kan derfor stå på referanselisten vår uten samtykke.

Navnet på en privatperson er en personopplysning, og står aldri på listen uten at vedkommende har sagt ja. Det samme gjelder et enkeltpersonforetak som bærer eierens navn.

Kontaktpersoner publiseres aldri. «Solvang Borettslag» kan stå der; «Solvang Borettslag v/ Anne Berg» kan ikke.

Sitater fra tilbakemeldinger anonymiseres til type og sted — «Borettslag, Harestua» — og vises bare når kunden har krysset av for at tilbakemeldingen kan brukes.

6. Når et styre gir oss opplysninger om beboere

Skal vi varsle beboere før felling, eller komme til en bod eller en garasje, hender det at styret gir oss navn, telefonnummer eller leilighetsnummer.

I den situasjonen er vi selvstendig behandlingsansvarlig, ikke databehandler for laget: vi bestemmer selv hvordan opplysningene brukes, og bruker dem bare til å gjennomføre oppdraget. Det skal derfor ikke inngås databehandleravtale mellom oss og laget — det er en vanlig misforståelse.

Fordi opplysningene ikke kommer fra beboeren selv, har vi informasjonsplikt etter artikkel 14. Vi gir styret et kort skriv som kan sendes ut eller henges opp, slik at beboerne vet at vi har opplysningene, hva de brukes til og hvor lenge vi har dem.

Opplysningene slettes når oppdraget er avsluttet. De brukes aldri til markedsføring.

7. Når andre utfører arbeidet for oss

Noen oppdrag utføres av folk vi leier inn. De får bare det de trenger for å gjøre jobben: adresse, kart, adkomstplan, beskrivelse av arbeidet og hvem de kan kontakte på stedet. De ser aldri pris, andre kunder eller annet enn de oppdragene de er satt på.

Bildene de tar, og tidspunktene for oppmøte, havner i dokumentasjonen av oppdraget ditt på samme måte som når vi gjør jobben selv. Vi er ansvarlige overfor deg for det de gjør.

8. Hvor lenge vi lagrer

Når lagringstiden er ute, slettes opplysningene eller anonymiseres.

9. Hvem som får se opplysningene

Vi selger ikke personopplysninger, og vi deler dem ikke til andres markedsføring.

Opplysninger behandles av leverandører vi bruker for å drive tjenesten, og med hver av dem har vi databehandleravtale:

• Railway — server, database og lagring av bilder og dokumenter, i datasenter i EU
• Microsoft — e-post, både den vi sender fra kundeportalen og vanlig korrespondanse
• Sveve — utsending av SMS
• Regnskapsfører og regnskapssystem

Kartet i kundeportalen henter kartbilder fra Kartverket. Da ser Kartverket IP-adressen til nettleseren din, slik de gjør for alle som bruker kartene deres. De får ingen andre opplysninger fra oss.

Personopplysningene lagres innenfor EØS. Railway og Microsoft er amerikanske selskaper, og kan i særlige tilfeller få tilgang fra USA, for eksempel ved feilretting. Slik overføring skjer på grunnlag av EU–US Data Privacy Framework eller EUs standard personvernbestemmelser, og du kan be om en kopi av grunnlaget.

Ut over dette utleveres opplysninger bare når vi er rettslig forpliktet til det.

10. Dine rettigheter

Du har rett til:

• Innsyn — å få vite hva vi har om deg, og få kopi.
• Retting — å få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige.
• Sletting — å få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å beholde.
• Begrensning — å kreve at vi stanser bruken mens en innsigelse behandles.
• Dataportabilitet — å få opplysningene du har gitt oss utlevert i et maskinlesbart format.
• Innsigelse — å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og mot direkte markedsføring. Ved markedsføring stopper vi uansett, uten noen avveining.
• Å trekke samtykke — der samtykke er grunnlaget, kan det trekkes når som helst. Det påvirker ikke lovligheten av det som ble gjort før.

Er du innlogget, kan du laste ned alle dine data og be om sletting direkte under Profil i kundeportalen. Du trenger ikke be oss om det per e-post.

Merk at retten til sletting ikke går foran bokføringsloven. Fakturagrunnlag må vi beholde i fem år, uansett hva du ber om. Vi sletter alt annet, og sier fra om hva som eventuelt blir stående og hvorfor.

Mener du at vi behandler opplysninger om deg i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter pris på å få vite det først, så vi får rettet opp.

11. Sikkerhet

Portalen bruker innlogging uten passord: en engangslenke eller en sekssifret kode på e-post. Da finnes det ikke noe passord hos oss som kan lekke.

Trafikken er kryptert. Bilder og dokumenter ligger bak tilgangskontroll og kan ikke hentes med en gjettet adresse. Registrerer noen seg på et borettslag som allerede er kunde hos oss, får de ikke tilgang automatisk — det blir en forespørsel som må godkjennes manuelt.

Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten som medfører risiko for deg, varsler vi Datatilsynet innen 72 timer, og deg direkte når risikoen er høy.

12. Informasjonskapsler

Den offentlige nettsiden setter ingen informasjonskapsler. Derfor får du ikke noe banner her.

Logger du inn i kundeportalen, settes én informasjonskapsel som holder deg innlogget. Den er strengt nødvendig for å levere tjenesten du har bedt om, og krever derfor ikke samtykke, jf. ekomloven § 3-15.

Vi bruker ingen analyseverktøy, ingen annonsepiksler og ingen sporing på tvers av nettsteder. Se egen side om informasjonskapsler for detaljene.

13. Endringer

Endrer vi hvordan vi behandler personopplysninger, oppdaterer vi denne erklæringen og setter ny versjon og dato. Er endringen av betydning for deg, sier vi fra direkte.

Tidligere versjoner er tilgjengelige på forespørsel.

Kontakt

Hemmingby Consultancy, org.nr 936501923
Vannebos veg 205
2743 Harestua
post@htus.no · 477 69 466